Het GroepsAdministratieProgramma bevat een hele lijst personen. Deze personen zijn niet per se allemaal lid; GAP kan immers ook gebruikt worden als een soort adresboek voor je groep. Het kan namelijk interessant zijn om informatie van oud-leden te bewaren, of van contactpersonen in bevriende organisaties.

Vandaar dat je in theorie nooit iemand uit de personenlijst moet wissen, tenzij die persoon overleden is.

Op de duur krijg je een hele lijst personen bij elkaar. Je kan hier wat structuur in brengen door categorieën te maken. Je zou bijvoorbeeld een categorie 'Kookploeg' kunnen maken voor je kookploeg, of 'Oudercomité' als je een oudercomité hebt.

Een persoon die in een categorie ondergebracht wordt, blijft bij die categorie tot je hem er terug uit verwijdert. (Lees: categorieën vervallen niet bij een nieuw werkjaar.)

Onder leden verstaan we zowel leiding als kinderen. Lid ben je gedurende een werkjaar; ieder werkjaar word je opnieuw lid (tenzij je stopt met de Chiro).

Als kind ben je gekoppeld aan precies één afdeling, als leiding kan je 0, 1, of meerdere afdelingen hebben.

Je afdelingen kies je zelf. Het is niet noodzakelijk dat elke afdeling ieder jaar 'bestaat'. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je in een bepaald werkjaar geen aspiranten hebt. En in een ander werkjaar geen ribbels. Misschien heb je soms wel ketiranten, terwijl je een ander jaar keti's en aspi's hebt, en geen ketiranten.

Ieder werkjaar kies je welke afdelingen je gaat gebruiken, bepaal je welke leeftijden er in die afdelingen terecht komen. Je zal je eigen afdelingen wel moeten koppelen aan een 'officiële afdeling'.

Bijvoorbeeld: in werkjaar 2009-2010 zijn dit je afdelingen:

• mini's: niet gactiveerd
• speelclub: geactiveerd, geboortejaren 2001-2003, officiële afdeling: speelclub
• rakwi's: geactiveerd, geboortejaren 1998-2000, officiële afdeling: rakwi's
• toti's: geactiveerd, geboortejaren 1996-1997, officiële afdeling: tito's
• ketiranten: geactiveerd, geboortejaren 1993-1995, officiële afdeling: keti's
• keti's: niet geactiveerd
• aspiranten: niet geactiveerd

In 2010-2011 zou het als volgt kunnen zijn:

• mini's: geactiveerd, 2003-2004, officiële afdeing: ribbels
• speelclub: geactiveerd, 2001-2002, officiële afdeling: speelclub
• rakwi's: geactiveerd, 1999-2000, officiële afdeling: rakwi's
• toti's: geactiveerd, 1997-1998, officiële afdeling: tito's
• ketiranten: niet geactiveerd
• keti's: geactiveerd, 1995-1996, officiële afdeling: keti's
• aspi's: geactiveerd, 1993-1994, officiële afdeling: aspi's

Als je iemand lid maakt, is het programma zelf 'slim' genoeg om die in de goede afdeling te steken (aan de hand van het geboortejaar). Maar soms zullen er uitzonderingen zijn. Het kan zijn dat iemand ('Fonske', laat ons zeggen) met geboortejaar 2000 in 2010-2011 toch bij de speelclub aangesloten moet worden. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat hij een jaar gedubbeld heeft op school, en liever bij zijn klasgenootjes blijft. Voor zo'n gevallen voerden we het concept 'Chiroleeftijd' in.

Als je Fonske nu Chiroleeftijd '-1' geeft, zal het programma hem indelen bij een afdeling alsof hij een jaar jonger is, in dit geval is dat speelclub.

Op analoge manier kan je iemand een Chiroleeftijd '+1' geven, om hem/haar in te delen alsof hij/zij een jaar ouder is.

Terug naar start.