Het GroepsAdministratieProgramma bevat een hele lijst personen. Deze personen zijn niet per se allemaal lid; GAP kan immers ook gebruikt worden als een soort adresboek voor je groep. Het kan namelijk interessant zijn om informatie van oud-leden te bewaren, of van contactpersonen in bevriende organisaties.

Vandaar dat je in theorie nooit iemand uit de personenlijst moet wissen, tenzij die persoon overleden is.

Onder leden verstaan we zowel leiding als kinderen. Lid ben je gedurende een werkjaar; ieder werkjaar word je opnieuw lid (tenzij je stopt met de Chiro).

Als kind ben je gekoppeld aan precies één afdeling, als leiding kan je 0, 1, of meerdere afdelingen hebben.

Je afdelingen kies je zelf. Het is niet noodzakelijk dat elke afdeling ieder jaar 'bestaat'. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je in een bepaald werkjaar geen aspiranten hebt. En in een ander werkjaar geen ribbels. Misschien heb je soms wel ketiranten, terwijl je een ander jaar keti's en aspi's hebt, en geen ketiranten.

Ieder werkjaar kies je welke afdelingen je gaat gebruiken, bepaal je welke leeftijden er in die afdelingen terecht komen. Je zal je eigen afdelingen wel moeten koppelen aan een 'officiële afdeling'.

Bijvoorbeeld: in werkjaar 2009-2010 zijn dit je afdelingen:

• mini's: niet gactiveerd
• speelclub: geactiveerd, geboortejaren 2001-2003, officiële afdeling: speelclub
• rakwi's: geactiveerd, geboortejaren 1998-2000, officiële afdeling: rakwi's
• toti's: geactiveerd, geboortejaren 1996-1997, officiële afdeling: tito's
• ketiranten: geactiveerd, geboortejaren 1993-1995, officiële afdeling: keti's
• keti's: niet geactiveerd
• aspiranten: niet geactiveerd

In 2010-2011 zou het als volgt kunnen zijn:

• mini's: geactiveerd, 2003-2004, officiële afdeing: ribbels
• speelclub: geactiveerd, 2001-2002, officiële afdeling: speelclub
• rakwi's: geactiveerd, 1999-200, officiële afdeling: rakwi's
• toti's: geactiveerd, 1997-1998, officiële afdeling: tito's
• ketiranten: niet geactiveerd
• keti's: geactiveerd, 1995-1996, officiële afdeling: keti's
• aspi's: geactiveerd, 1993-1994, officiële afdeling: aspi's